外贸英语函电的写作技巧

外贸英语函电是指在外贸交流过程中用来交换信息的英文信函、电报、电传、传真和电子邮件。以下是我分享的外贸英文函电写作技巧。欢迎阅读！

一，外贸英语函电的特点

1.随着对外贸易的日益频繁，外贸函电的语言也越来越规范，不仅要求用词、用句、语法、拼写、标点都要规范、习惯，而且要求更明确地使用用来约束各种商务活动的法律、法规和惯例。

2.内容简洁。外贸函电要写得生动、具体、清晰，尤其是要求对方作出明确反映的信函，或者是回答对方要求和问题的信函，或者是报盘和承诺的信函，都要写得清晰明了，这样收信人看完后才不会误解写信人想表达的意思，用尽可能少的文字完整清晰地表达需要表达的意思。

3.要有礼貌。写信时，要讲道理，要有礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗暴。我们要谦虚、体面、精致，尊重国际贸易的习惯，维护自己的利益。同时，要体谅对方，兼顾对方的要求、愿望和感受，以积极肯定的谈话为主，尽量避免消极的谈话。

4.格式是“习惯了”。在长期的发展中，对外贸易逐渐形成了许多既定的国际惯例。外贸函电以其独特的格式、常用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩略语形成了独特的风格，具有浓厚的商业色彩。它的生命力在于它与实际商业活动的联系，它的语言形式和语言规范必须为具体的商业服务。这些词语和表达方式是约定俗成的，符合国际惯例，为全世界的商务人士所认可和接受。

二、外贸英语函电的写作技巧

众所周知，写外贸英语函电必须遵循四个原则，即四个c:简洁、清晰、准确和礼貌。这也符合外贸函电的特点，具体来说:

1.把握简单的原则。在当今日益激烈的国际贸易竞争中，简洁在外贸函电写作中尤为重要。要用尽可能少的文字表达完整的意思，同时内容要完整、准确、礼貌。

适当地使用缩写。在长期的发展中，外贸行业逐渐形成了许多约定俗成的专业缩略语。准确使用缩写可以减少信件的长度，节省读者的阅读时间。比如:

A.国际经济贸易组织缩写。如:WTO(世界贸易组织)、EEC(欧洲经济共同体)等等。

B.外贸英语中常用的缩略语。如:A/S(见票后或见票)，F.O.B(离岸价)，a/c(帐户)，等等。

C.常见字母缩写。如:Re(关于)，Enc(附上)，等等。

(2)句子结构要简洁，用词代替短语和定语从句。例如:①我们需要新型的家具。②我们需要新型家具。②句子简洁，①句子繁琐。

(3)内容简洁，也就是说英语函电的内容要简洁明了。书信的主题要开门见山，不需要罗列一些繁琐的手续，让人觉得绕圈子。比如你给国外客户发了一封抱怨货物短缺的信，你可以先直接告诉对方写这封信的目的，然后列出重要的事实和数字证明，最后在信中明确你希望收信人为你做什么。

2.把握准确的原则。在经贸往来中，交易双方处于不同的国家和地区，由于语言和文化的差异，容易产生误解。根据国际贸易惯例和规定，交易双方的往来信函是交易的一部分，具有法律效力，因此需要书写严谨，用词准确。外贸函电写作时，应遵循选择含义相对简单的词语而不是含义灵活丰富的词语的原则。例如，用关税代替税收，用发起代替开始，用熟悉代替熟悉，用构成代替包括，等等。

3.得体的原则。外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交流工具。除了准确的词汇和语法，还要注意恰当的表达。

(1)重视文化背景。在跨文化的实际商务活动中，由于不同国家的政治、经济环境和传统习俗的差异，人们的商业价值观、消费心理和商业习惯都有很大的不同。不同国家、不同民族、不同地区之间的商务交流涉及不同的文化心理和习俗。写外贸英语函电要注意这些细节。

(2)注意书写的对象。写外贸信函时，不仅要注意对方的文化背景，还要注意对方是潜在客户、新客户还是老客户。根据环境和目标，我们应该选择最合适的演讲风格，以创造一个和谐的演讲氛围，达到最佳的沟通效果。

4.礼貌原则。明智的外贸函电作者会尊重贸易伙伴，站在对方的角度看问题，理解对方的难处。在尊重对方感受和利益的同时，获得对方的好感，促进交易成功。即使双方在贸易上有分歧，甚至提出索赔，在外贸函电中也要礼貌，为以后的合作打下基础。

(1)尽量少用否定句。否定往往会产生消极的后果。在面对面的商务谈判中，还是有解释的余地的。但是写信的时候，一定要逐字逐句，认真对待。所以在写信的过程中，要尽量使语气积极，避免消极。比如你的信一点都不清楚。我不能理解它。“听不懂”的否定语气。应该避免，因为“我不明白”有责怪对方不清楚的意思，不如改成“如果我没理解错你的信……”，既保全了对方的面子，又能借机表明自己的观点，一举两得。

(2)用祈使句和疑问句表达礼貌语气。写作者在向对方表达观点或提出建议时，往往有三种选择:陈述句、带请的祈使句和疑问句。其中陈述句过于直截了当，不好用，带请的祈使句比较礼貌。疑问句的语气最礼貌委婉，给对方留有余地。所以，在语气的运用上，尽量让对方感到被尊重，这样才能赢得对方的尊重，营造良好的沟通氛围。

综上所述，在撰写外贸英语函电时，一定要把握外贸函电的特点和规律，遵循外贸英语函电的写作原则。只有这样，才能写出完美的外贸英语函电，促进交易的顺利进行。

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