女性在涉外秘书工作中的优势与劣势
一、什么是外交秘书？
涉外秘书主要去涉外政府机关和外向型企业从事文秘、档案管理、人力资源管理等工作。涉外工作对语言要求较高。涉外秘书是一种国际性职业，具有涉外性、辅助性和事务性的特点。
在国外，外籍秘书通常在出口企业、外企、私企或合资企业工作。他们必须联系世界各地的客户并为他们提供服务。他们的工作是国际性的，非常重要。
在我国，涉外秘书是指在外资企业、外国驻华机构、我国涉外单位和部门工作的秘书。他们是改革开放后的新型外向型、复合型秘书。他们能掌握一门以上的外语，会操作办公自动化设备，懂经济，懂法律，掌握秘书工作的理论和技能。他们是协助上级实施管理的专业人士。让我们来看看《牛津英语词典》是如何详细解释“外交秘书”的。
1受托保管私人或秘密垫子的人；
一个卖职者是为另一个人写作；尤指被雇来为另一个人或一个社团、公司或公共团体进行通信、保存记录并通常处理各种其他事务的人。
(1)涉外秘书的职责和范围
涉外秘书按其基本职责和地位可分为秘书和文员。它的工作环境首先是一个外向的工作环境。她需要和外国人、外企打交道，或者直接为外国老板、外企服务。这种互动和服务的前提是语言，包括口语和书面语。所以对语言口才的要求特别高。
国外秘书的工作环境也是一个科技设备越来越现代化的工作环境。作为一名涉外秘书，毫无疑问，你需要熟练操作办公自动化设备和系统。由于涉外秘书的合作是办公室工作而非文学创作，所以涉外秘书应该掌握的写作技巧主要是应用文写作技巧。从课文上分为中文写作和外文写作；从内容上分为公文写作和文字写作。
涉外秘书的一般职责包括剪报、处理邮件、安排老板的工作日程、起草信函和文件、组织会议、档案管理等。
涉外秘书除了要了解大政方针外，还要重点掌握本单位的相关政策。保证质量，避免工作失误也很重要。秘书不仅是老板的代表，也是公司的代表。一个合格的秘书需要快速高效的工作和保密性。虽然对涉外秘书的综合素质要求越来越高，但这是因为近年来涉外秘书有“四高”的优势，即收入更高、水平更高、业绩更高、效率更高。越来越有魅力。但不可否认的是，国外秘书的要求是强调能力和才华。在中国，秘书人员的外在形象更受重视。
(二)，外交秘书的作用
枢纽功能、综合功能、协调功能、窗口功能。
(三)，涉外秘书的职业特点
1，辅助:包括智力辅助和精力辅助；
2.服务:为老板、下属部门、员工服务；
3.被动:涉外秘书工作总体上是被动的，但在具体操作中可以发挥主观能动性，从被动中争取主动。
4.隐蔽:指将劳动融入老板的领导活动中，其劳动成果体现在老板的领导工作成果中，而不是直接展示出来。
(4)、涉外女秘书应具备的素质。
涉外秘书的心理素质是指涉外秘书在任职时所具有的规律性和稳定性的心理特征。涉外秘书从事的是脑力劳动，思路多，范围广，内容杂。他的心理活动频繁。美国人弗里斯在《成功的秘书》一书中列举了现代秘书的职责，包括:“打字、归档、接待访客、处理信件、写报告、老板不在时处理日常事务”。面对如此复杂的任务，没有良好的心理素质，秘书很难胜任这份工作。
猎头公司接到的客户订单中，有一些高级秘书职位，要求很高。我们来看看一家在华美资企业高级秘书的职位描述:
1，亚太总裁秘书
(1)35至42岁，职业女性；
(2)长期外资企业工作经验，至少8年外资企业高级秘书工作经验；
(3)英语非常流利，熟悉电脑操作；
(4)良好的沟通、协调、判断和预见能力...
八篇文章，我们只摘抄了四篇，也正是这四篇，把很多人拒之门外，因为这样的职业女性在中国并不多见。
首先，在人们眼中，秘书的工作过于简单和程式化，似乎被概括为“收发、打存”，一般被认为是“吃青春饭”。一个女的做了一两年秘书。即使是在好的外企，她也会想尽办法跳槽，要么是人事，要么是行政，要么是营销，要么是销售，实现别人眼中的人生价值。所以在中国的外企很难找到一个做了三年以上秘书的专业秘书。传统观念阻止中国女性把自己培养成一名职业秘书。
除了外语条件，目前中国大陆很多40岁左右的知识女性，除了在国家外事机构工作的，没有很好的外语能力，在政府机构工作的，缺乏外企工作经验。相比之下，在欧美，秘书意味着一种职业。高级部门的高级总裁或秘书多由受过教育、经验丰富的四十多岁的职业女性支持。他们的特殊地位足以让部门经理和其他员工尊重他们。
除了一般的文秘工作，他们的沟通、协调、预见和判断能力一定很强，需要付出很大的努力才能站在公司的最高层。不能忘记的一点是，这些女人也是从“青春饭”开始，一步步走上来的。
猎头在中国大陆很难找到高级秘书的事实告诉那些人，尤其是女性，他们的工作很混乱，他们到处投简历，总是在换工作。虽然换工会会给你带来机会和新的成功，但是秘书工作绝对是一个可以有所作为的职业。
为什么不努力成为一个有教养、有经验、有能力、有声望的高级秘书呢？总有一天，你真的会成为一家大公司的最高秘书。40岁的时候，你会开心的说:“我成功了！”“你会感叹，秘书不是一碗‘青春饭’，而是一个可以让任何人羡慕的职业。
2.公司老板如何选择秘书？
经常外语毕业的年轻女生想找外企工作:“先做秘书凑合着干，等有合适的职位再跳。”这些自信很强的女生认为秘书是升职的第一步。但是，老板们说:“我们最想找的秘书是30岁以上的成熟女性，她愿意努力。年纪太小，留不住，会有很多麻烦事。”
王先生在一家外企工作了十多年，是一家跨国公司在中国的总经理。他用过很多秘书，谁去找他工作都要经过他的面试。他对中国女秘书的特点有非常精辟的看法:“中国的女秘书大多年轻漂亮，个性强，任性。他们大多未经训练，缺乏专业化，工作被动，责任心差。他们像闹钟一样工作。扭转和转动。造成这种情况的主要原因是短期工作心理问题。他们大多以当秘书为跳板。特别是现在应聘的女秘书，很多都是双学位。他们来找你的目的不是做一辈子秘书。他们一边工作，一边学习，想换工作，直到他们认为自己积累了足够的经验，就离开了。”
在国外，大公司很难看到年轻的女秘书。大多数秘书都超过40岁了。他们就像一个公司里的大嫂，把一切都安排得井井有条。访问期间的日程精确到分钟。从起床、吃早餐、集合、到达、见面，游客就像被锁在了一个时钟里，不自觉地按照这个安排好的计划进行到底。要知道，这一切都掌握在书记手里。老板对这样的秘书满意吗？绝对满意！好的秘书可以当半个家，让老板省了不少心！
王总经理对外籍女秘书的职业素养也有一些看法:“她们有一种看家心理，所以责任心和主动性都很强。我在国外做秘书的时候，对此深有体会。如果我第一天告诉我的秘书，第二天什么时候什么样的客人要来公司，请她提前做好准备。第二天来到会议室，一切都安排得井井有条，就连水果和小吃都是根据客人来自的国家和民族的口味准备的。国内用的年轻女秘书要省心很多。她会问我:我该怎么办？大龄女秘书的使用相对稳定。因为这种女秘书比较成熟，是经过多次比较和思考后选择的，所以准备长期工作。和任何工作一样，秘书工作是非常细致和重要的。秘书是老板的得力助手，她的工作态度和行为不再是个人行为，可以直接影响老板的工作效率和公司形象。
外企流传着一句话:如果你想知道一个公司内部的各种情况，那就去问女秘书。可见书记的能量有多大！
目前，在海外许多国家和地区，秘书职业是公认的“女尊男卑”。1978美国各级机构99%的秘书都是女性，高校的秘书几乎都是女性。用英文编写的有关秘书工作的书籍、报纸、期刊、权威词典、百科全书，每当需要第三人称称呼秘书时，都要用“她”而不用“他”。
二，女性在涉外秘书工作中的优势
改革开放后，涉外秘书与男性秘书的传统背道而驰，呈现出女性化趋势。根本原因在于:(1)外资企业普遍集中在沿海开放城市，人们的思想更加开放；女性也有自己的优点，温柔，优雅，爱笑，感情细腻，声音开朗柔和，善于处理人际关系，做事有耐心，组织性强，记忆力强，打字有天赋，性格谨慎，容易保守秘密，能够协调办公室气氛。
(一)、充分发挥女性的优势
从心理学的角度来说，异性相吸，往往会让男上司对年轻女秘书采取更宽容的态度，这对女秘书来说处于有利地位。另一方面，女性和男性在思维模式、心理状态、工作方式等方面可能存在一些差异。例如，男性倾向于更关注客观情况，而女性更关注主观感受。这种差异使女性与其他男性同事相比处于不利地位。因此，女秘书要处理好与男上司的关系，就要充分发挥女性的优势，扬长避短，用优雅的外表、细致认真的态度、文明的语言和一些女性的生活技巧赢得上司的青睐。
女性适合从事秘书工作，这是由女性自身因素决定的，因为女性的社交能力、协调能力、观察力、表达能力、形象记忆力、机械记忆力等都比男性强，在承担琐碎复杂的服务工作方面比男性更有耐心，天生的敏感更适合现在的高科技社会。而且女人天生谨慎，会比男人保守更多秘密。同时，女性具有工作细致、语言文明、接待礼貌、工作负责、工作稳定、保密性强、程序性强等优点。对男上司在工作中可以起到补充作用。
1，帮助男性领导者过一种完全干净的生活。中国人有一个很奇特的心理现象，就是所谓的“瓜田梨子下”，或者说没有不出轨的猫。任何和瓜、梨有猫腻的东西，自然就成了被怀疑或被推理的对象。所以干脆给男领导干部配一个漂亮的女秘书，让他时刻处于这样的紧张状态，他不得不注意自己的形象，更加不敢轻举妄动。
2.有助于更多人监督男领导。领导同志出入都带一个漂亮的女秘书，一定会成为关注和监督的焦点，让更多的人来提醒领导干部。而这个领导干部不能清正廉明，至少他肯定能做到。而一旦他离开女秘书独自工作，人们会更加重视对他的监督。
3.有利于防止一些腐败。男领导带女秘书出差，那些不负责任的女性就没有机会接近男领导了，客观上可以给男领导营造一个减少腐败机会的良好效果。就是有关方面给男领导安排一些社交活动的时候，有女秘书的陪同，领导同志出错的可能性会小很多。
4.有利于提高工作效率。中国有句老话，叫“男女劳而不疲”。虽然有点俗，但也有一定的科学道理。一般来说，男性领导在异性下属面前总是要表现得更有能力，更有风度。
5.有利于进一步促进尊重妇女人权的社会氛围的形成。“红颜祸水”是中国人的古老偏见之一。妲己，杨贵妃，陈圆圆，历史上很多著名的女性，在她们的国家都是出了名的。在21世纪的“三个文明”建设中，绝不允许这样的封建陋习再次滋生。女性必须得到应有的尊重，所以最基本的就是不要把一些“莫须有”的罪名强加在她们头上。少数男领导出事真的是那些女人的错吗？苍蝇不叮无缝的蛋，关键是蛋本身的问题。
6.有利于男性主导家庭的安定团结。有一个漂亮的女秘书，男领导的家属领导会放心很多。为什么会看到？因为女秘书的出现，客观上给她提供了一个主管。男领导不能再为所欲为了，毕竟在女秘书面前还得保留一点男子汉的素养。而且男领导的家属也很清楚，女秘书是组织给的，只是工作上的帮手，可以很放心。
7.有男秘书有利于克服男领导的诸多弊端。“河北第一书记”的故事大家一定不陌生。因为他是男秘书，如果和男领导勾结，可以干很多坏事。这样的教训应该随处可见。我们不禁会想，是男领导和男秘书之间的事多，还是男领导和女秘书之间的事多，这个问题我们就清楚了。
(二)，涉外文秘工作中女性的缺乏
在我们国家，大多数秘书都是男性，女性秘书的数量很少。究其原因，有封建意识、干部制度制约、世俗偏见。但同时我们也看到，女秘书即使默默做好本职工作，还是会受到社会上一些人的世俗偏见。确实有一些右倾的秘书，利用职务之便，搞一些违法的行为，不道德的交易，来谋取自己的利益。给社会和人们造成了非常恶劣的影响，给人们带来了对这个职业的偏见，也给涉外女秘书带来了巨大的心理压力。
1.我们的国情与西方国家不同。我们曾经是一个非常封闭和禁欲的国家。改革开放后，我们的物质生活水平提高了，各种诱惑也多了起来。在这种背景下，很有可能一些女秘书会成为情人和情妇，导致一些企业主的妻子不愿意让自己的丈夫有女秘书。
2.社会集体带着有色眼镜看女秘书这个职业。正当职业被有色化，真的是一个很重要的社会问题。目前“女秘书”这个词在群众心目中有着不光彩的印象。一些社会现实赋予了这三个字一种全新的“意义”，这是一种极其尴尬的意义，而这种意义往往与一些暧昧和不光彩的感情联系在一起。在这个舆论漩涡中，即使领导干部和女秘书之间没什么，也难免会引起群众不必要的猜疑和扣帽子，从而造成领导干部形象的损失和社会威信的复杂。另外，男领导和女秘书形影不离，容易引起无端猜疑，进而影响领导的权威和形象，影响干群关系。
3.人们不信任领导的女秘书。可以想象，一个男领导整天都有一个年轻漂亮的女秘书陪着。不仅他的家人不放心，群众和同事也难免会对此产生一些流言蜚语。人们一想到女秘书，就会联想到小米之类的东西，有损整个秘书行业的形象。男秘书明明可以做很多女秘书的工作，为什么非要找女秘书呢？而且，她必须年轻，五官端正。
4.近年来，对涉外女秘书这一职业的负面看法很多。在商界，提到涉外女秘书，我们往往会想到那些在有钱人身边打扮得漂漂亮亮的女人，小蜜基本成了有钱人情人的代名词。在政界，提到女秘书，往往会想到腐败分子，尤其是、颜、段爱华、何世平、和河北第一书记李珍。腐败案件后，有民谣证明“女秘书管领导，小保姆影响家庭，小四轮堵车，小企业污染环境。”这说明女秘书对男领导的影响不是一般的大，这种现象已经比较普遍，引起了很多人的关注。
5.从人性的角度来说，每个男人都有表达自己的欲望。当他身边有一个年轻漂亮的女人时，他表达自己的欲望就更加强烈了。所以她们很容易在女秘书面前滥用职权，发号施令。同时，男领导出于感情一般会拒绝女秘书的要求，所以有些女秘书以权谋私。对于一些自制力不强的领导来说，女秘书催化了他们的腐败堕落。
做秘书难，做女秘书更难。怎样才能做到收支平衡，做一个受人爱戴的女秘书？《牛津管理评论》提出以下八点注意事项，帮助女性成为受人爱戴的女秘书。
1，正常点。女秘书这个职位很特殊。她虽然不属于公司的高级管理层，但却直接对经理负责，所以经常给人一种一人之下的错觉。正因如此，女秘书要保持一颗平常心:我只是公司的一名普通员工，我是为工作服务的，我不是别的。不然小心被别人在背后骂。
2.加强工作能力。我们要热爱本职工作，脚踏实地，在工作中不断提高自己的素质，对自己负责的事情，能够拿得起，放得下。淡化你的性别和身份，永远记住，秘书的首要职责是做好后勤经理。你不是花瓶或服务员。你唯一的标志就是你的能力。老板雇秘书是找得力助手，不是培养情人。
3、端庄大方，举止得体。无论做什么工作，都要为事业做出一些牺牲，女秘书也是如此。服装要优雅清爽，平日要穿职业装。不能穿超短裙，化淡妆，也不要打扮得很妖娆。否则不仅同事会怀疑你的用心，老板也会怕你毁了他的一生。
4、语气要严厉。不该问的不要问，不该说的不要说。因为工作的性质，秘书会更见多识广，知道很多老板的公务和私事。聪明的人相信他们知道的越少，他们就越安全。当你不得不知道的时候，你只能守口如瓶。不要向同事炫耀自己消息灵通，也不要不小心把同事的秘密告诉老板。
5.有亲和力。你要树立自己的形象，做出自己的知名度。要想让大家接受你，喜欢你，首先你要有一颗善待他人的心。一个成功的女秘书应该给人一种春风的感觉:开朗乐观，笑靥如花，严格要求自己，宽容，善解人意，乐于助人。人性基本是一样的。像你喜欢的那样对待别人。己所不欲，勿施于人
6.善于人际交往。秘书最重要的职能就是上传下达。老板和员工因为各种条件和因素，往往不能很好的沟通和理解，有时候一点点的误会都会严重影响团队之间的关系，甚至公司的运营。这时候秘书要及时沟通，要感性，要理性，把事情说清楚。两头煽风点火是最糟糕的事情。
7，有外交官的平衡。秘书经常面临风箱里的老鼠两头受气的局面。在公司的各种权力结构中，如果你没有把握好分寸，老板会怀疑你油嘴滑舌，勾结员工欺骗他，同事会认为你是为了自己的利益而把他们置于水深火热之中。所以你要在工作中仔细琢磨各种利益关系，找到最佳平衡点。
随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对涉外女秘书的知识要求越来越高，涉外秘书人才逐渐向“复合型”人才方向发展，其知识体系趋于庞大和复杂。涉外女秘书必须在实践中不断拓展知识面，更新知识结构。不断巩固和提高自己的办事能力。乐观自信地投入到秘书工作中，坦然面对社会发展遇到的挑战。只有知识、能力和心理素质共同提高，才能在经济发展的大潮中乘风破浪，在工作中取得骄人的成绩。这样的秘书才能成为新世纪、新经济、新发展的高素质秘书人才。