电子档案管理系统基本功能规定
2、电子档案管理系统，通过建立统一的标准，规范整个电子档案管理，包括各业务系统的电子档案管理；构建完整的电子档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息处理，包括:收集、移交、接收、归档、存储管理、借阅利用、开发分发等。同时，逐步将业务管理模式转变为服务管理模式，以服务模型为业务管理基础，以面向服务的系统平台为基础的业务流和数据流。
3.电子档案管理系统是指档案机构利用信息技术接收、整理、保存和提供电子档案的计算机软件系统。电子文件管理系统是指对电子文件进行全过程管理的计算机网络系统，具有接收归档电子文件、整理排版电子文件、处理电子文件的文件变更、编制电子文件检索目录、阅读电子文件等功能。
电子文件管理系统的功能说明
1，系统应具备接收电子文件的功能，支持线上线下批量接收处理，保存交接接收处理记录。系统应具有检查电子档案数量、质量、完整性和规范性的功能，并对不合格的进行标记。
2.系统应具有登记符合条件的电子文件、支持电子文件计数、验证内容和元数据有效性、赋予电子文件唯一标识的功能。系统应具有管理收集文件的功能。
法律依据
电子档案管理系统基本功能规定
第三章接收档案
第十二条系统应具备接收电子文件的功能，支持在线和离线批量接收和处理，并保留交接接收和处理记录。
第十三条系统应当具有检查电子档案数量、质量、完整性和规范性的功能，并对不合格的进行标记。
第十四条系统应当具有登记合格电子文件、支持电子文件数量统计、验证内容和元数据有效性、赋予电子文件唯一标识的功能。
第十五条系统应当具有管理收集档案的功能。
第四章档案整理
第十六条系统应具备电子文件自动分类整理功能，并支持分类整理的调整。
第十七条系统应当具有电子文件的描述和索引功能，形成电子文件目录，并与电子文件关联。
第十八条系统应当具备电子文件批量格式转换功能，生成符合相关国家和行业标准的电子文件，以便长期保存和利用。
第十九条系统应当具有维护电子档案各组成部分与相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间关系的功能。
第二十条系统应当具有电子文件的存储功能，并保存存储过程的记录。
第五章档案的保存
第二十一条系统应当具有备份和恢复电子档案及其目录数据库、设置备份和恢复策略、制作备份数据、登记、检测和管理备份数据和介质、使用备份数据进行恢复、记录备份和恢复过程信息的功能。
第二十二条系统应当具有电子文件存储状态监控和预警功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子文件非授权访问、系统超时响应等情况进行预警，并跟踪记录预警事项的处理过程。
第二十三条系统应当具有检查电子文件真实性、完整性、可用性和安全性的功能。
第二十四条系统应当具有保护电子文件的功能，确保电子文件不被擅自修改或者删除，并记录长期保存过程中的变更信息。
第六章档案的利用
第二十五条系统应当具有根据利用需求生成电子文件利用数据库的功能，支持电子文件的检索、筛选和输出，并按照国家标准格式向用户提供电子文件。
第二十六条系统应当具有电子档案的多条件模糊检索、精确检索和全文检索功能，支持跨族、跨类别和渐进式检索，检索结果可本地浏览和选择性输出。
第二十七条系统应当具备电子档案网上借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅读、授权下载和打印，记录用户使用电子档案的意见和效果。
第二十八条系统应当具有档案编研功能，并对档案编研成果进行管理。
第二十九条系统应当具有电子档案使用登记功能，保存档案使用者信息，并采取技术措施保证电子档案在使用过程中不被非法篡改。
第七章档案的鉴定和处理
第三十条系统应具备定义、配置和管理电子文件识别和处置的功能，根据电子文件处置规则建立和配置识别和处置条件、策略和流程，并支持保存期到期识别等自动提醒功能。
第三十一条系统应当具有电子文件的识别和处理功能，支持分类、价值和开放的识别和处理。
第三十二条系统应当保存识别和处置的过程信息，记录识别和处置的责任人员、意见和时间。
第三十三条系统应当具备电子文件销毁管理功能，对已经销毁的电子文件进行彻底销毁，并保留销毁电子文件的目录信息和记录。
第八章档案统计
第三十四条系统应具有统计电子档案数量和容量的功能，可根据档案的类别、文件格式、开放程度和年代进行统计。
第三十五条系统应当具有在一定时间内对电子文件的接收、整理、保存、鉴定和利用等关键业务流程进行统计的功能。
第三十六条系统应内置常用的电子档案工作统计表。
第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
第九章系统管理
第三十八条系统应提供定义和配置电子档案数据库及其存储结构的功能。
第三十九条系统应具有定义和维护电子档案分类方案的功能，支持电子档案类别结构的建立和修改、锁定和解锁、导入和导出。系统应内置常用文件、科技、音像等档案的分类方案；系统应支持会计、业务等特殊档案分类系统的设置。
第四十条系统应具有定义和维护电子文件元数据和目录数据的功能，并内置常用类型的电子文件元数据方案。
第四十一条系统应具备用户信息管理功能，支持系统管理员、系统安全管理员、系统安全审计员三个成员的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组和分类管理，并按功能和数据授权。
第四十二条系统应当具有日志和分类管理功能，记录用户查阅、访问和利用电子档案的行为和信息。
第四十三条系统应当具有对电子档案的关键业务流程、档案管理的操作行为和系统的非授权访问进行审计和跟踪的功能，并记录发现的问题。